17. DOKUMENTY

Wszystkie operacje przychodu / rozchodu towarów do i z magazynu muszą być wykonane poprzez jeden z dokumentów systemu. Nie jest możliwa zmiana stanu ilościowego lub wartościowego z ich pominięciem. Typy dokumentów i ich charakter są z góry zdefiniowane, choć dla dwóch typów dokumentów wewnętrznych ( RW, K+ ) możliwe jest utworzenie dowolnej ilości podgrup o osobnym symbolu, numeracji i przeznaczeniu.

Z punktu widzenia systemu, każdy dokument składa się z dwóch elementów: nagłówka, gdzie zapisane są daty, numer kolejny dokumentu, kontrahent oraz inne dodatkowe informacje zależne od jego typu, oraz pozycji towarów i / lub usług do niego dopisywanych. W związku z tym, w programie wyraźnie będą rozróżnione dwa przeglądy: przegląd nagłówków ( czyli dokumentów ), oraz przegląd pozycji każdego z dokumentów.

NIEPOTWIERDZONY / POTWIERDZONY

zmiana stanu - ( FL4 - DOKUMENTY - TYP DOKUMENTU - F2 )
potwierdzenie dokumentu - ( FL4 - DOKUMENTY - TYP DOKUMENTU - F4 )

Każdy dokument może istnieć w dwóch stanach: jako NIEPOTWIERDZONY oraz POTWIERDZONY. Sens takiego jest inny w przypadkach dokumentów przychodowych ( zakup, korekta sprzedaży, korekta stanów ), a inny w stosunku do dokumentów rozchodowych ( faktura, paragon, RW ).

Dokument będzie miał status: niepotwierdzony od momentu jego założenia do potwierdzenia. Taki dokument może być dowolnie korygowany i usuwany przez każdego z operatorów. Jego wartość ewidencyjna również może ulegać zmianie ( w momencie ponownej edycji danych pozycji dokumentu ). Niepotwierdzone dokumenty przychodowe nie aktualizują stanów kart magazynowych; dokumenty rozchodowe natomiast zdejmują zadysponowaną ilość z magazynu.

Potwierdzenie dokumentu przychodowego spowoduje naniesienie odpowiedniej ilości i wartości na stan karty magazynowej. Zostanie wyliczona nowa cena ewidencyjna. Potwierdzenie dokumentu rozchodowego ma jedynie cel porządkowy. Potwierdzać należy dokumenty, które zostały przekazane do księgowości i których operatorzy nie powinni już zmieniać.

Możliwe jest ustawienie uprawnień dotyczących zatwierdzania i odtwierdzania dokumentów. POTWIERDZANIE PO WYDRUKU spowoduje automatyczne potwierdzenie każdego wydrukowanego dokumentu sprzedaży; ODTWIERDZANIE DOKUMENTÓW to uprawnienie do ponownego odtwierdzenia i np. skorygowania dokumentu.

DOKUMENTY JEDNO- I WIELOMAGAZYNOWE

( SETUP - PARAMETRY - MAGAZYN - DOK. WIELOMAGAZYNOWY )

Dokumenty w systemie mogą być jedno- lub wielomagazynowe ( zależne jest to od ustawienia odpowiedniego parametru ). Oznacza to, że na dokumencie wystawionym w magazynie '01' może znaleźć się towar z karty magazynowej magazynu '02'. Zmiana magazynu jest automatycznie wykonywana podczas wybierania kartoteki z magazynu.

Zaletą dobierania towaru z innego magazynu jest możliwość obsługi sprzedaży komisowej, kiedy to na dokumencie z głównego magazynu można jednocześnie sprzedawać towary z magazynu komisowego.

DATA DOKUMENTU / DATA OPERACJI MAGAZYNOWEJ

Każdy dokument przypisany jest do konkretnego magazynu. Ma swoją datę wystawienia ( w zależności od typu dat może być więcej ). Domyślnie w momencie wystawiania dokumentu zostanie mu przypisana data dzisiejsza. Data wystawienia będzie podstawą do wykonania podsumowania wartości dokumentów za okres od ... do ... .

Każda pozycja dokumentu również będzie miała swoją datę ( widoczna w pasku informacyjnym w prawym dolnym rogu ekranu ). Jest to data, pod którą zanotowany zostanie w magazynie przychód lub rozchód towaru. Data pozycji domyślnie jest identyczna jak data nagłówka dokumentu. Będzie inna, gdy po wystawieniu dokumentu zmieniona zostanie data dokumentu. Podsumowania dotyczące obrotów magazynowych będą brały pod uwagę datę pozycji.

Jeżeli data dokumentu będzie z innego miesiąca niż jego pozycje, zestawienie wg dokumentów może dać inny wynik niż obroty magazynowe za ten sam okres.

Spis treści