21. KONTRAHENCI
Spis treści
System prowadzi zbiór wszystkich kontrahentów, którym były wystawione jakiekolwiek dokumenty. Są one uszeregowane wg skrótu nazwy. Każdemu kontrahentowi automatycznie nadawany jest numer ewidencyjny. Będzie on zawsze unikalny i również może stanowić podstawę do odszukania konkretnego kontrahenta.
System prowadzi tylko jeden katalog dla dostawców i odbiorców, co znacznie ułatwia zarządzania bazami danych. Dopisanie nowego kontrahenta można wykonać w katalogu, lecz w praktyce dopisywanie realizowane jest podczas zakładania nowego dokumentu. Jest to realizacja zasady, że wszelkie informacje należy wprowadzać do systemu tam, gdzie one powstają i gdzie dostęp do nich jest intuicyjny.
Dopisanemu kontrahentowi można zdefiniować bardzo dokładnie warunki sprzedaży: od formy i terminu płatności, stały upust na wszystkie towary aż po różne upusty dla różnych grup towarowych czy specjalne ( obowiązujące tylko dla niego ) ceny sprzedaży na poszczególne towary. Cena sprzedaży może być kalkulowana również jako marża od ceny zakupu.
W katalogu można przejrzeć wszystkie dokumenty wystawione kontrahentowi z możliwością ich korekty i wydruku; można w końcu przeanalizować obroty za dowolny okres czasu. W powiązaniu z podglądem aktualnego stanu zadłużenia można bezpośrednio podjąć wszelkie, związane z nim strategiczne decyzje.
System umożliwia stworzenie listy towarów sprowadzanych od danego dostawcy wraz z ich ciężarem i warunkami zakupu. Może to być wykorzystywane podczas generowania zamówienia do wskazanego dostawcy. Możliwe jest również wprowadzenie symbolu, pod jakim widnieje dany towar w komputerze kontrahenta. Pozwoli to na wydruk faktur sprzedaży z symboliką odbiorcy, lub automatyczne wczytywanie faktur zakupów od naszych dostawców.
W przeglądzie aktywny jest mechanizm listy zaznaczeń. Pozwala to na precyzyjne wskazanie tych kontrahentów, którzy spełniają jeden lub kilka określonych warunków. Lista może zostać utworzona na podstawie dowolnych - zdefiniowanych przez użytkownika - kryteriów. Może to być np. odległość, posiadanie sklepu, warsztatu lub dziecka w wieku 6 lat, poziom obrotów za dany okres lub data ostatniej transakcji. Definicja za każdym razem może być inna, dostosowana do wymagań użytkownika systemu.
Struktura katalogu jest dwupoziomowa, umożliwiająca wprowadzanie płatników i odbiorców towarów. Oznacza to, że sprzedaż wykonywana jest zawsze na odbiorcę, a faktura będzie wystawiona poprawnie: na płatnika. Również analizy mogą opierać się albo na płatnikach, albo na odbiorcach. Ma to szczególne znaczenie, kiedy towary dostarczane są do dużych sieci handlowych, posiadających sklepy w różnych miastach a płatnik jest jeden ( np. centrala w Warszawie ). Bez informacji o poziomie sprzedaży do poszczególnych sklepów trudno wyobrazić sobie poprawne planowanie dostaw.
Jeżeli system ustawiony jest w trybie kontroli należności - próba wystawienia dokumentu sprzedaży kontrahentowi posiadającemu zaległe płatności spowoduje zablokowanie sprzedaży. Kontrolowany jest również limit zadłużenia i fakt, czy nie jest on czasem przekraczany.
Konserwacja listy jest również niesłychanie istotna. System sam wskaże, których kontrahentów można usunąć z bazy danych ( brak obrotów ), a którym należy zablokować sprzedaż.
Wydruki listy kontrahentów, adresowanie kopert lub nalepek adresowych dla kontrahentów wyselekcjonowanych przez system na podstawie dowolnych kryteriów, zamykają z drugiej strony możliwości, jakie stawia do dyspozycji system FALCON4 osobom zajmującym się marketingiem w przedsiębiorstwie.
Spis treści 